POLITYKA PRYWATNOŚCI
firmy Twój Personel HR Solutions Izabela Marciniak-Machut

Niniejsza Polityka określa zasady, zakres oraz sposób gromadzenia, przetwarzania i wykorzystywania informacji dotyczących użytkowników formularza aplikacyjnego dla kandydatów przekazujących swoje dane osobowe w formie CV (bez względu na formę przekazania tych danych), użytkowników odwiedzających witrynę twojpersonel.pl, a także pracowników i współpracowników własnych, oraz zatrudnianych przez naszych klientów, dla których realizujemy usługi outsourcingu kadrowo-płacowego i doradztwa HR.

O nas

• Dane osobowe są przetwarzane przez firmę Twój Personel HR Solutions Izabela Marciniak-Machut z siedzibą w Dobrej, ul. Zagrodowa 9,  NIP: 671-155-38-83, REGON: 320288654, www.twojpersonel.pl., kontakt do Inspektora Ochrony Danych: rodo@twojpersonel.pl.
• Twój Personel HR Solutions Izabela Marciniak-Machut pełni funkcję administratora danych osobowych w rozumieniu Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej zwane „RODO”)

Jak zapewniamy bezpieczeństwo Twoim danym osobowym i w jakim zakresie je przetwarzamy?

Nasze działania związane są z szeroko pojętą obsługą HR. Oto w jaki sposób korzystamy z Twoich danych oraz jak dbamy ich bezpieczeństwo:

1.      Przeszukujemy bazę kandydatów i analizujemy ich profile w celu znalezienia odpowiednich osób na stanowiska, na które prowadzimy rekrutację dla naszych klientów. Korzystamy z danych osobowych kandydatów, pracowników lub dostawców także w celach administracyjnych, np. sporządzamy specyfikacje świadczonych usług rekrutacyjnych, wystawiamy faktury VAT, tworzymy zaświadczenia dla pracowników naszych klientów, itp.

2.      Kontaktujemy się z kandydatami w sprawach związanych ze świadczeniem przez nas usług: informujemy o interesujących ofertach pracy, prosimy o udzielenie dalszych informacji o sobie, a także, pod warunkiem uzyskania zgody, przekazujemy dane kandydatów klientom.

3.      Prowadzimy obsługę kadrowo – płacową i zarządzamy personelem. Realizujemy obowiązki związane z obsługą zatrudnienia pracowników, w tym w obszarze bezpieczeństwa i higieny pracy oraz medycyny pracy.

4.      Monitorujemy jakość naszych usług, ponieważ chcemy by była ona jak najlepsza. W tym celu możemy zwracać się do kandydatów z prośbą o wzięcie udziału w badaniach ankietowych oraz korzystać z pozyskanych w ten sposób informacji i przetwarzać je w celu podniesienia jakości usług, które oferujemy.

5.      Zapewniamy bezpieczeństwo. W tym celu możemy utrwalać wizerunek kandydatów, pracowników i osób trzecich mających wstęp do biur Twój Personel HR Solutions Izabela Marciniak-Machut. Możemy także weryfikować posiadane dane o kandydatach i sprawdzać ich referencje. Weryfikujemy i monitorujemy aktywność w systemach Twój Personel HR Solutions Izabela Marciniak-Machut, ponieważ pragniemy unikać jakichkolwiek nadużyć informacji zawartych w bazach danych i chronić interes nasz i naszych klientów.

6.      Wypełniamy obowiązki nałożone przepisami prawa. W niektórych przypadkach możemy podlegać obowiązkowi przechowywania danych o kandydatach, np. jeśli poprosimy kandydata o udzielenie zgody na wykorzystywanie informacji o sobie, będziemy przechowywać tę zgodę, aby wykazać spełnienie obowiązku prawnego wynikającego z przepisów o ochronie danych osobowych.

7.      Wdrożyliśmy szereg rozwiązań, aby zapewnić bezpieczeństwo Twoim danym osobowym: szyfrujemy dane, używamy zapór systemowych (firewall), na bieżąco monitorujemy systemy informatyczne i stosujemy się do procedur bezpieczeństwa. Internet nigdy nie będzie stuprocentowo bezpiecznym miejscem, ale my dokładamy wszelkich starań, aby Twoje dane osobowe były w naszych systemach odpowiednio zabezpieczone.

Jak korzystamy z Twoich danych?

Wykorzystujemy dane osobowe dla potrzeb rekrutacji, tj. w procesie wyszukiwania odpowiednich kandydatów do zatrudnienia wewnętrznego lub zarekomendowania ich naszych klientom, w celu prowadzenia obsługi kadrowo – płacowej i zarządzania personelem oraz w celu związanym z prowadzeniem rozliczeń (np. faktury od dostawców).

Przetwarzamy dane osobowe w powyższych celach:

1.      opierając się na zgodzie na przetwarzanie danych osobowych udzielonej w systemie bądź w formie pisemnego oświadczenia, albo

2.      ponieważ jest to niezbędne do wykonania umowy, której stroną jesteś  (np. umowy o pracę) lub jest to konieczne do podjęcia działań poprzedzających zawarcie takiej umowy, na Twój wniosek – w takim przypadku udzielenie informacji nie jest obowiązkowe, ale jest konieczne do tego, aby umowa mogła być zawarta i wykonywana, albo

3.      ponieważ jest to niezbędne do realizacji obowiązku prawnego ciążącego na Twój Personel HR Solutions Izabela Marciniak-Machut, bądź

4.      ponieważ przetwarzanie jest niezbędne do realizacji celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Twój Personel HR Solutions Izabela Marciniak-Machut lub podmiot trzeci, takich jak marketing bezpośredni własnych produktów lub usług, dochodzenie roszczeń z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej, czy też wykorzystywanie danych do kontroli dostępu do budynków i pomieszczeń.

Nie będziemy wykorzystywać Twoich danych osobowych dla celów innych niż wyżej wskazane bez uprzedniego poinformowania i, jeśli przepisy prawa tego wymagają, uzyskania Twojej zgody.

Jednocześnie dokładamy szczególnej staranności w celu ochrony interesów osób, których dane dotyczą, a w szczególności zapewniamy, aby dane te były:

1.      przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą;

2.      zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami;

3.      adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane;

4.      prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane; podejmujemy działania, aby dane osobowe, które są nieprawidłowe w świetle celów ich przetwarzania, zostały niezwłocznie usunięte lub sprostowane;

5.      przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów;

6.      przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem.

Ile czasu Twoje dane będą przez nas przechowywane?

Zapewniamy Cię, że Twoje dane osobowe nie będą przechowywane dłużej, niż wynika to z obowiązujących przepisów, lub wewnętrznych ustaleń obowiązujących w Twój Personel HR Solutions Izabela Marciniak-Machut.

1.      Jeśli jesteś pracownikiem – Twoje akta osobowe będą przechowywane przez 50 lat, a dane niezbędne do rozliczenia podatkowego – przez okres 5 lat.

2.      Jeśli jesteś kandydatem – informacje o Tobie będą dostępne w naszym systemie prze okres:

       a) 3 lat od daty ich wprowadzenia do bazy kandydatów, lub od daty kontaktu z Tobą (w zależności od tego która z dat jest późniejsza)

       b) 6 miesięcy od daty zgłoszenia Twojej kandydatury wyłącznie w odpowiedzi na ogłoszenie rekrutacyjne

Jako kandydat, masz prawo złożyć wniosek o usunięcie Twoich danych – w tym celu możesz skontaktować się z nami podając swoje imię i nazwisko, adres mailowy lub inne dane które umożliwiałyby nam identyfikację Twojego rekordu w bazie danych.

Jakim podmiotom możemy przekazywać Twoje dane osobowe?

1.      klientom - oferujemy naszym klientom usługi z zakresu zatrudniania i obsługi administracyjnej pracowników, w tym usługi rekrutacyjne i usługi pracy tymczasowej. Jeśli znajdziemy kandydata odpowiedniego na stanowisko, o którego obsługę zostaliśmy poproszeni, możemy przekazać klientowi informacje o takim kandydacie. Udostępniamy dane kandydatów naszym klientom wyłącznie wtedy, gdy kandydat udzielił nam na to uprzedniej zgody (chyba że dane są udostępniane klientom w formie zanonimizowanej). Ponadto, jeśli świadczymy usługi pracy tymczasowej, możemy udostępniać klientom takie dane osobowe pracowników tymczasowych, jaki ich imiona i nazwiska oraz okresy zatrudnienia i wysokość oraz częstotliwość wypłat wynagrodzenia.

2.      dostawcom - może zaistnieć konieczność przekazania Twoich danych naszym dostawcom w celu umożliwienia im świadczenia nam usług (np. usługa udostępnienia serwera dla naszej bazy danych, usługa medycyny pracy, usługa serwisu systemów IT itd.). Jeśli informacje mają być udostępniane, zawieramy z takim dostawcą usług pisemną umowę, na podstawie której dostawca zobowiązuje się zapewnić należytą ochronę powierzonych informacji.

Jakie są Twoje prawa w zakresie ochrony Twoich danych osobowych?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, masz prawo do:

1.      informacji udzielanych przy pozyskiwaniu danych osobowych,

2.      informacji udzielanych na wniosek  - o tym, czy dane są przetwarzane, oraz

3.      innych kwestiach określonych w art. 15 RODO, w tym prawa do kopii danych,

4.      wycofania zgody, jeśli jest ona podstawą przetwarzania,

5.      sprostowania danych;

6.      bycia zapomnianym;

7.      ograniczenia przetwarzania;

8.      przenoszenia danych;

9.      sprzeciwu;

10.  niepodlegania decyzji opierającej się wyłącznie na zautomatyzowanym

11.  przetwarzaniu (w tym profilowaniu),

12.  informacji o naruszeniu ochrony danych.

Jeśli chcesz skorzystać z powyższych praw – skontaktuj się z nami: rodo@twojpersonel.pl. Każde zgłoszenie będzie potraktowane z należytą uwagą i rozpatrzone bez zbędnej zwłoki.

Jeśli przetwarzamy Twoje dane osobowe na podstawie udzielonej przez Ciebie zgody, możesz tę zgodę wycofać w każdej chwili. Musisz jednak pamiętać, że wycofanie przez Ciebie zgody nie wpłynie na legalność przetwarzania danych osobowych przed jej wycofaniem ani na legalność dalszego przetwarzania tych danych, jeśli postanowienie umowy lub przepis prawa na to zezwala lub tego wymaga od w Twój Personel HR Solutions Izabela Marciniak-Machut.

Bezpieczeństwo Twoich danych jest dla nas niezwykle ważne – jeśli jednak uznasz, że przetwarzając Twoje dane naruszyliśmy przepisy RODO – masz prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

 Zasady korzystania z plików „cookies”

Pliki „cookies” są małymi plikami tekstowymi zapisywanymi przez przeglądarkę internetową na dysku komputera użytkownika podczas przeglądania witryny internetowej.

Korzystamy z plików „cookies” w celu:

1.      dostosowania zawartości strony www.twojpersonel.pl do preferencji użytkownika oraz optymalizacji korzystania ze stron internetowych;

2.      wspierania i egzekwowania działań pozwalających zachować bezpieczeństwo,

3.      analizy sposobu użytkowania naszych stron www i mierzenia skuteczności działań promocyjnych (poprzez Google Analitycs).

Twój Personel HR Solutions Izabela Marciniak-Machut stosuje następujące rodzaje plików „cookies”:

1.      pliki „cookies” niezbędne, tj. pliki, które umożliwiają korzystanie z formualrza aplikacyjnego Kandydata

2.      pliki „cookies” służące do zapewnienia bezpieczeństwa,

3.      pliki „cookies”, umożliwiające zbieranie informacji o sposobie korzystania ze stron internetowych serwisu,

Dostępne przeglądarki internetowe z reguły domyślnie dopuszczają przechowywanie plików „cookies” w urządzeniu końcowym użytkownika. Możesz dokonać w każdym czasie zmiany ustawień dotyczących plików „cookies”. Ustawienia te mogą zostać zmienione w szczególności w taki sposób, aby blokować automatyczną obsługę plików „cookies” w ustawieniach przeglądarki internetowej bądź informować o ich każdorazowym zamieszczeniu w urządzeniu użytkownika serwisu internetowego. Szczegółowe informacje o możliwości i sposobach obsługi plików „cookies” dostępne są w ustawieniach przeglądarki internetowej. Jeśli nie dokonasz zmiany ustawień w zakresie „cookies” będzie to oznaczać, że pliki te będą zamieszczone w Twoim urządzeniu końcowym, a tym samym będziemy mógli przechowywać informacje w tym urządzeniu końcowym i uzyskiwać dostęp do tych informacji.

W serwisie wykorzystujemy następujące pliki "cookies":

W serwisie wykorzystujemy pliki "cookies" stron trzecich, tj.: Google, Facebook. Nazwa, cel oraz wartość przechowywanych plików "cookies" stron trzecich można poznać na ich stronach polityki prywatności.

Masz pytania dotyczące Polityki Prywatności Twój Personel HR Solutions Izabela Marciniak-Machut, lub chciał(a)byś zrealizować przysługujące Ci prawa?

Skontaktuj się z nami pod adresem: rodo@twojpersonel.pl., lub Twój Personel HR Solutions Izabela Marciniak-Machut ul. Pomorska 59, 70-812 Szczecin, tel. 91 416 14 17.